Rahman lalu menjelaskan, bahwa PNS yang bertugas sebagai pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak sebagaimana diatur dalam pasal 42 UU 43/2009 tentang Kearsipan.
Peristiwa yang dialami tersebut lalu mengingatkan Rahman pada tugas dan fungsi Biro Kepegawaian, tempat dia bekerja, sebagaimana unit pembina sekalgius unit pelaksana. Karena itu tata naskah kepegawiaan di Biro Kepegawaian Setjen Kemenag harus terdepan agar bisa menjadi contoh bagi satuan kerja lainnya.
Gayung bersambut, Kepala Biro Kepegawaian juga mempunya kebijakan dan komitmen yang sama. Reformasi tata kelola naskah kepegawaian harus berangkat dari Biro Kepegawaian sebagai unit pelaksana yang juga sekaligus unit pembina. Maka, dimulailah proyek reformasi Tata Naskah Kepegawaian dalam rupa Tata Naskah Elektronik atau e-Takah. Seluruh tim bergerak bersama, mulai dari Kepala Biro Kepegawaian, Kabag dan Kasubbag pada Bagian Data, Informasi dan Naskah Kepegawaian, hingga tim IT yang terdiri dari Yogie, Danu, dan Irawan.
Program ini berlangsung dalam dua tahun terakhir, tepatnya sejak 2019. Saat itu Tim pengelola naskah kepegawaian Biro Kepegawaian sudah merasa gusar dan jengah dengan tumpukan dokumen yang tidak teratur dan sering menutup akses antar lemari. Dokumen itu seakan membuat lautan arsip yang berserak, dan tidak sedikit yang menjadi rumah rayap. Ruang kerja pun merangkap sebagai ruang penyimpanan.
Halaman selanjutnya
