Tiba-tiba matanya berkaca-kaca, membayangkan peristiwa yang pernah dialaminya sendiri sebagai ASN yang bertugas dalam tata naskah kepegawaian. Suatu hari dia memerlukan dokumen surat nikah orang tuanya yang hilang. Arsip itu dia perlukan untuk mengurus uang duka ke PT Taspen. Maklum, orang tuanya adalah pensiunan pegawai negeri sipil (PNS). Dia pun bermaksud meminjam untuk fotokopi pada Kantor Urusan Agama (KUA) tempat kedua orang tuanya melangsungkan pernikahan.
Satu jam, dua jam, tiga jam menunggu, arsip yang dicari tidak kunjung ditemukan. Rahman akhirnya mengenalkan dirinya sebagai arsiparis Biro Kepegawaian Setjen Kemenag, lalu meminta izin untuk ikut membantu mencari dokumen yang diperlukan. Wah….Tata naskah arsip ternyata belum dikelola dengan baik sehingga susah mencari dan menemukan dokumen yang dibutuhkan.
Rahman mengaku kondisi seperti itu memang tidak terjadi di semua KUA. Sebab, ada sejumlah KUA dan kantor Kemenag (kankemenag) yang sudah melakukan proses tata naskah kepegawaian dengan baik, sesuai UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Keputusan Menteri Agama (KMA) No 824 tahun 2018 tentang Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian. Meski, semua masih berproses dan belum sepenuhnya sempurna.
Misanya, tata naskah kepegawaian yang dia temukan di Kankemenag Kabupaten Bekasi, Jawa Barat. Saat melakukan monitoring pemutakhiran data, Desember 2020, dia mendapati tata naskah arsip kepegawaian sudah dikelola dengan rapih, tertata, dan tersusun dengan sistematis. Namun, masih ditemukan beberapa berkas menumpuk, dan itu ternyata adalah berkas PNS yang mempunyai nomor induk pegawai (NIP) baru (arsip dinamis). Penanggung jawabnya belum memahami tata kelola penataannya.
Halaman selanjutnya
