Jakarta, Obsessionnews.com—- Lembaga Pengelola Dana Bergulir Koperasi Usaha Mikro Kecil dan Menengah (LPDB-KUMKM) menandatangani komitmen bersama dalam rangka Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang disaksikan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Komitmen bersama ini dilakukan oleh LPDB-KUMKM dalam rangka meningkatkan tata kelola kearsipan yang baik dan modern.

“Sebagai Lembaga Non Struktural, LPDB-KUMKM menggunakan dana APBN dalam melaksanakan tugas kedinasan, sehingga arsip yang diciptakan merupakan arsip negara yang penanganannya harus dilakukan sesuai kaidah kearsipan,” kata Direktur Utama LPDB-KUMKM Supomo dalam sambutannya di Jakarta, Rabu (22/12/2021).

Supomo mengatakan arsip menyimpan begitu banyak hal terkait data dan informasi yang berkaitan dengan penyaluran dana bergulir di Indonesia. Oleh karena itu, LPDB-KUMKM memandang tata kelola kearsipan yang baik dan modern menjadi sebuah keharusan, sebab memberikan kemudahan dalam penciptaan arsip yang terdiri atas proses penciptaan arsip, penyimpanan, penemuan kembali, dan pemeliharaan arsip, hingga proses retensi arsip.

“Mengingat peranan arsip sangatlah penting dalam sebuah lembaga negara dan apabila tidak dikelola dengan benar maka akan mengakibatkan organisasi tersebut sulit untuk menerima atau memberi informasi yang tepat, baik dari dalam (internal) maupun dari luar (eksternal).

Tertib tata kelola kearsipan yang dilakukan sebagai dukungan LPDB-KUMKM terhadap Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip, sekaligus dalam mensukseskan penyelenggaraan kearsipan di LPDB-KUMKM yang telah diamanahkan dalam Undang-Undang  Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012.

Dengan upaya ini diharapkan tata kelola kearsipan LPDB-KUMKM mendapatkan akreditasi dari ANRI Seiring dengan LPDB-KUMKM melakukan upaya peningkatan kapasitas sumber daya manusia di bidang kearsipan dengan melakukan sertifikasi kearsipan yang diselenggarakan oleh ANRI bagi para pengelola arsip di LPDB-KUMKM.

“Kemudian, untuk pengembangan tata kelola kearsipan yang baik dan modern, LPDB-KUMKM juga tengah menyiapkan aplikasi persuratan yang dapat memberikan kemudahan, dan juga efisiensi dari sisi penyelenggaraan teknis persuratan,” ucap Supomo.

Sementara itu, Kepala ANRI Imam Gunarto menjelaskan bahwa tata naskah dinas merupakan sebuah instrumen yang dipakai untuk mengendalikan proses penciptaan arsip, dimana penciptaan arsip itu harus standar agar menjadi otentik.

“Karena kalau tidak, arsip tidak menjadi otentik, karena arsip menjadi bukti hukum harus memenuhi asas itu,” ujar Imam.

Ia melanjutkan bahwa apabila tertib arsip di LPDB-KUMKM sudah tercapai maka langkah selanjutnya, yakni melakukan transformasi ke sistem digital. “Kami sangat mendukung, mendorong untuk dilakukan sistem digitalisasi kearsipan dan kita tidak bisa mengelak lagi walaupun banyak tantangan, banyak kesulitan, banyak hambatan tetap harus kita kejar,” terang Imam.

Untuk mendorong komitmen sadar tertib arsip, menurut Imam, pertama harus ada SDM yang menangani secara khusus, misalnya sekretaris yang bertanggung jawab untuk mengolah arsip di setiap unit kerja yang kemudian arsipnya nanti diorganisasikan dengan baik

“Artinya tidak dibenarkan setiap orang menyimpan arsipnya sendiri-sendiri mengapa demikian? Karena kami itu bukan arsip pribadi, itu arsip negara, karena yang dikelola adalah dana negara kewajiban kita arsip negara ini tidak boleh main-main harus diorganisasikan secara baik. Jadi direktur umum dan hukum akan mengendalikan dan mengontrol semua arsip yang ada di LPDB-KUMKM,” katanya.

Di tempat yang sama, Direktur Umum dan Hukum LPDB-KUMKM Jaenal Aripin mengatakan keinginan mereka melakukan tertib arsip ini sudah ada sejak lama, karena LPDB-KUMKM merupakan satuan kerja dari Kementerian Koperasi dan UKM yang memiliki fungsi menyalurkan dana negara

“Oleh karena itu, sebuah keniscayaan, kita selaku pengelola menyadari akan risiko di kemudian hari terkait dengan pengelolaan lembaga ini. Karena itu mengurangi risiko yang akan timbul di kemudian hari salah satu caranya adalah dengan melakukan tertib arsip,” pungkas Jaenal. (Has)